Cho dù bạn đã cố gắn, đã tận tâm lập kế hoạch, nhưng cuối cùng, có lẽ mọi thứ chỉ là “lời nói gió bay”. Điều này khiến chúng ta đôi khi tự hỏi rằng: “Tại sao lại như vậy? Làm thế nào để một kế hoạch trở nên hữu ích và thực tế hơn”?
Nếu chúng ta nhìn vào thành quả như là một đích đến, và sự nỗ lực là một con đường quanh co, thì kế hoạch chính là chiếc bản đồ chỉ đường dẫn lối cho bạn. Nhưng đôi khi, dường như bản đồ của bạn chẳng khác nào một bức tranh trừu tượng, không rõ ràng và khó hiểu. Hay như những bạn mù đường bẩm sinh (thiên phú), thì dù có bản đồ hay không cũng chẳng khác gì mấy nhỉ!
Việc bạn lập kế hoạch cho việc học hay việc làm, mặc dù quan trọng đó, tuy nhiên cũng chẳng tránh khỏi những lúc “đau đầu” khi mọi thứ chẳng hề diễn ra như kế hoạch đã dự đoán trước đó. Đôi khi, nó tựa như bạn đang cố gắng bắt giữ một bóng bay mà nó thì cứ bay mãi, không theo đúng theo kế hoạch của mình.
Thế thì tại sao lại như vậy? Có phải là do kế hoạch của bạn quá sơ sài, hay là do cuộc sống luôn đưa ra những biến số “bất ngờ” không lường trước được. Cho dù là vấn đề gì đi chăng nữa, chúng ta hãy cùng nhau khám phá và tìm ra giải pháp để bản kế hoạch trở nên linh hoạt và hữu ích hơn nhé!
Lý do mà bản kế hoạch của bạn trở nên không hiệu quả có thể do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau. Dưới đây là vài nguyên nhân phổ biến:
Nội dung bài viết
** Bản kế hoạch quá lớn:
Một số người thường có xu hướng muốn ghi chú càng nhiều mục tiêu càng tốt. Dường như, việc có một danh sách kế hoạch dài như cây cầu là hoàn hảo đối với họ. Nhưng khi phải đối mặt với hàng loạt công việc mà chúng ta tự tạo ra, chúng ta chợt nhận ra mình đang bị chôn vùi trong núi nhiệm vụ không rõ ràng. Thật không may là điều này lại thường xuyên xảy ra, và nói chung là kế hoạch đó đã trở nên vô ích, nên vất đi thôi.
Đồng thời, sự ham muốn quá lớn cũng sẽ dẫn đến hiện tượng “nỗ lực ảo”, một tình trạng khá là phổ biến đặc biệt trong giới trẻ hiện nay.
Vì vậy, quan trọng là chúng ta lựa chọn công việc thực sự cần thiết và tập trung mọi nỗ lực vào chúng. Thay vì ôm đồm một loạt các công việc mà cuối cùng bạn không thể làm được. Thay vào đó, bạn hãy chọn những mục tiêu cụ thể, rõ ràng và tập trung hoàn thành chúng. Đôi khi, đơn giản là tốt nhất!
Bao giờ bạn đã tự hỏi liệu việc lập kế hoạch có cần một chút chiến lược không? Nếu như mục tiêu của bạn quá mơ hồ, vượt quá khả năng hoặc đơn giản là không thực tế, thì khả năng thành công sẽ không cao.
** Để giải quyết vấn đề này, bạn hãy thử áp dụng phương pháp S.M.A.R.T. Đây là một nguyên tắc đặt mục tiêu khôn ngoan và một chút hài hước.
Chữ “S” trong S.M.A.R.T đại diện cho “Specific”. Thay vì đặt mục tiêu một cách mơ hồ, hãy tạo ra mục tiêu cụ thể và chi tiết hơn. Đừng chỉ nói “Tôi sẽ làm tốt công việc”, hãy nói “Tôi sẽ hoàn thành dự án XYZ với chất lượng cao và đúng thời hạn”.
“Measurable” (Đo lường được) là chìa khóa để thúc đẩy sự cố gắng. Hãy gắn mục tiêu của bạn với một con số, một mức độ đo lường cụ thể. Đừng chỉ nói “Tôi sẽ giảm cân”, hãy nói “Tôi sẽ giảm 5kg trong vòng 2 tháng”.
“Attainable” (Khả thi) là yếu tố rất quan trọng. Bạn không nên đặt mục tiêu quá cao để tránh cảm giác đuối sức, nhưng cũng không được đặt mục tiêu quá dễ dàng để tránh sự chán nản. Hãy lắng nghe khả năng của bản thân và đặt một mục tiêu thực tế, có khả năng làm được.
“Relevant” (Thực tế) là việc xác định những yếu tố liên quan đến tính thực tế của mục tiêu. Nếu bạn muốn đạt được một kết quả mỹ mãn, hãy xác định những yếu tố xung quanh như tài chính, thời gian và sự nỗ lực cần thiết của bạn thân mình.
Cuối cùng là “Time-bound” (Đặt khung thời gian). Đặt ra một khung thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu của đời mình. Điều này sẽ thúc đẩy bạn hơn nữa trong việc hoàn thành bản kế hoạch đã đề ra. Thậm chí có thể nói, “Tôi sẽ hoàn thành việc này trước tháng 6, sau đó tôi sẽ tận hưởng cuộc sống một cách thoải mái hơn”.
Đôi khi, cho dù bạn đã đặt ra một bản kế hoạch hợp lý, chúng ta vẫn bị nhiều yếu tố quấy rối và không thể thực hiện theo bản kế hoạch đã đề ra. Có thể bạn đã đề ra mục tiêu đúng cách, nhưng cuối cùng vẫn lạc lối, không thể đi theo lộ trình ban đầu. Điều này thường xuyên xảy ra do sự hấp dẫn của mạng xã hội, các trò chơi, hoặc đơn giản chỉ là sự lười biếng nội tại đang tạo nên những rào cản đối với sự phát triển của bạn.
Có lẽ bạn đã nhận ra rằng việc chạy bộ vào buổi sáng sẽ tăng cường sức khỏe của bạn. Bạn biết rõ nhưng thay vào đó, bạn lại chọn tắt báo thức và cuộn mình trong chiếc chăn ấm áp. Hay bạn biết rõ rằng cần giải quyết những bài toán khó khăn, nhưng lại chọn lướt Facebook và tự an ủi bằng việc gọi đó là “giải lao”.
=> Giải pháp:
Có lẽ bạn đã nghe nhiều về kỹ thuật quản lý thời gian “Quả cà chua” Pomodoro. Hãy thử thực hiện Pomodoro theo những bước sau:
Bước 1: Chọn công việc cần thực hiện, cụ thể một tý bạn nhé.
Bước 2: Đặt thời gian là 25 phút và tập trung làm cho đến khi hết 25 phút.
Bước 3: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 4: Sau 4 chu kỳ làm việc, nghỉ một khoảng thời gian dài hơn, 15 phút chẵng hạn.
Với kỹ thuật này, bạn buộc phải tập trung vào một công việc duy nhất trong khoảng thời gian đã đặt ra. Nếu có bất kỳ sự gián đoạn nào, bạn hãy bắt đầu lại chu kỳ Pomodoro từ đầu nhé.
Nguyên tắc “2 phút” theo đề xuất của David Ailen, tác giả của cuốn sách “Getting things done,” tỏ ra khôn ngoan với quan điểm rằng nếu có công việc nào có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn, chúng ta nên tức thì thực hiện. Điều này giống như là việc sử dụng vũ khí để tiêu diệt sự trì hoãn trước khi nó bắt đầu.
Hơn nữa, nguyên tắc này còn được áp dụng cho việc khuyến khích bắt đầu công việc ngay lập tức. Thay vì áp đặt cho bản thân một mục tiêu lớn như viết một bài văn suốt một giờ, bạn có thể tự dặn lòng rằng chỉ cần bắt đầu với việc viết mở đầu trong vòng 2 phút.
Sau khoảng thời gian thần kỳ ấy, bạn sẽ bất ngờ rơi vào quá trình làm việc và không còn sự trì hoãn. Điều này gần giống như câu tục ngữ “Hành trình vạn dặm bắt đầu từ một bước chân” của Lão Tử, chỉ cần một hành động nhỏ để khởi đầu cho một quá trình lớn lao hơn.
Đối diện với thách thức lập kế hoạch, một vấn đề khác mà chúng ta thường gặp phải là đánh giá sai thời gian cần cho mỗi công việc. Thỉnh thoảng, chúng ta đã đặt quá mức lạc quan về khả năng hoàn thành nhiệm vụ, và kết quả là một lịch trình căng tràn công việc thậm chí cháy deadline.
Thứ hai, việc không tính đến những khoảng nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ cũng làm cho mọi kế hoạch trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn gặp vấn đề ở công việc thứ nhất, bạn sẽ phải giải quyết nó bằng thời gian dành cho công việc thứ hai. Điều này có thể lan toả theo hiệu ứng domino và tạo ra một loạt các vấn đề liên quan đến các công việc tiếp theo.
Những rắc rối nhỏ này không chỉ làm bạn mệt mỏi giữa lịch trình bận rộn, mà còn khiến cho năng suất làm việc giảm sút hoặc công việc bị chậm trễ cho những ngày tiếp theo.
Để khắc phục vấn đề này, có một giải pháp hữu ích đó là đầu tư thời gian để tính toán chính xác thời gian cần cho mỗi mục tiêu trong kế hoạch của bạn. Hãy tạo ra những khoảng thời gian trống rải rác giữa các công việc để bạn có đủ thời gian xử lý các vấn đề phát sinh ngoài dự định khi nó xuất hiện. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tối ưu hóa khả năng thực hiện kế hoạch mà không gặp phải những trở ngại không mong muốn.
HOÀN THÀNH VƯỢT QUA MỌI THÁCH THỨC
Một kế hoạch lỏng lẻo, không có tác dụng chẳng khác gì việc không lên kế hoạch gì cả. Cả hai đều dẫn đến tình trạng làm việc không hiệu quả, chậm rãi và thiếu sức sống. Điều quan trọng là khi bạn đã đặt ra mục tiêu và kế hoạch, thái độ và sự kỷ luật là chìa khóa quyết định sự thành công. Hãy nhìn nhận vấn đề từ gốc rễ, và tìm ra cách giải quyết nó – đó chính là chìa khóa để bạn không phải đối mặt với câu hỏi ngớ ngẩn: Tại sao mình lập kế hoạch mà vẫn chẳng hiệu quả tý nào?